Projekt Management - die wichtigsten Bausteine

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Projektmanagement ist ein nützliches Werkzeug zur Umsetzung von komplexen Aufgaben.

Projekte haben einen Anfang und ein Ende (mit einem konkreten Datum).

Projekte haben ein definiertes Ziel und einen attraktiven Namen.

Die erste Frage muss beantwortet werden: Ist die „gute Idee“ auch projektwürdig ?



Zeitablauf

Ein Projekt beginnt mit einer Vorphase (informelle Anfragen, Vorgespräche, Absichtserklärungen, etc.). Dann folgt der eigentliche Beginn des Projekts: mit einem schriftlichen Projektauftrag und meist einem offiziellen Startereignis, auch „Kick-off“ genannt. Der Projektauftrag ist eine schriftliche Vereinbarung über die Verantwortlichkeiten und enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts. Viele interessante Projekte sind deshalb glücklos verlaufen, weil es keinen Projektauftrag gab, sondern nur einige Menschen mit guten Ideen und guten Absichten.

Nun folgt die eigentliche Durchführung des Projekts: es werden schrittweise nach einem Plan die (verteilten) Aufgaben abgearbeitet. Dann tritt das vorhersehbare und geplante Ende ein. Es sollte durch ein Ereignis und Veröffentlichung sichtbar gemacht werden. Ein Abschlussbericht und eine Evaluation sind jedenfalls wichtige Teile des Endes.

Das Projektziel soll überprüfbar und möglichst klar formuliert sein (siehe auch Tool Zielformulierung). Wichtig ist auch die Definition der Nicht-Ziele, denn sie dient der sachlichen Abgrenzung.


Die Funktionen im Projekt sind ganz am Anfang zu klären:

  • Wer ist der Projektauftraggeber?
  • Wer ist ProjektleiterIn?
  • Wer ist im Projektteam? - wer ist zeitweise MitarbeiterIn?

Klare Vereinbarungen helfen allen!

Das Projektteam erfüllt vereinbarte Aufgaben, berichtet regelmäßig, nimmt an Projektsitzungen teil, zeigt Konfliktlösungsbereitschaft. Der Projektleiter/die Projektleiterin (PL) führt das Team, formuliert den Projektauftrag für die Unterschriftsetzung, hält Teamsitzungen ab, erstellt und adaptiert laufend die Planung, sichert die Erreichung des Zieles. Er nimmt die Vertretung gegenüber der Umwelt wahr, und hält den Informationsfluss nach allen Seiten aufrecht.


Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Herzstück und unverzichtbarer Bestandteil eines gelungenen Projekts.

einfaches Beispiel eines PSP

Einfachstes Modell: Planung - Umsetzung - Abschluss - Evaluation

Der PSP enthält die große Planung im Überblick, aber auch die notwendigen Einzelschritte zur Durchführung, in ihm können sog. „Meilensteine“ oder Aufgaben definiert werden, es erfolgt die Zuordnung von Aufgaben an bestimmte Personen zu bestimmten Zeitpunkten.

Grafik: einfaches Beispiel eines PSP


Arbeitspakete werden die Teilschritte genannt, die genau definiert von bestimmten Teammitgliedern in einer bestimmten Zeit zu erfüllen sind.

Die PL hat die Letztverantwortung für die Einhaltung der Vereinbarungen.


Kosten / Ressourcen

Planung, Erfassung und Dokumentation von Kosten und Ressourcen sind die ökonomische Basis eines Projekts und Grundlage für Entscheidungen und Wirtschaftlichkeit (in Abstimmung mit dem Projekt-Auftraggeber).

Die Planung bewegt sich im Spannungsdreieck, das durch die Rahmenbedingungen bestimmt wird:

Grafik





Wird an einer der drei „Stellschrauben“ gedreht, zieht das notwendigerweise Veränderungen der beiden anderen Bereiche nach sich.

Dokumentation

Ein Projekt, das nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden! Die Dokumentation dient der Sichtbarmachung der Arbeit und der Entscheidungen. Es muss von Anfang an allen klar sein, wer für die Dokumentation verantwortlich ist.

Marketing

heißt „vermarkten“ eines Projektes und umfasst Mitteilungen über das Projekt. Es ermöglicht erst die Akzeptanz und ist ein wichtiges Instrument im PM. Dies wird leider oft nicht ausreichend gemacht, was unweigerlich zu Spannungen und Problemen mit der Projekt-Umwelt führt!

Möglichkeiten: Gespräche, Ausstellungen, Präsentationen bei Konferenzen usw.

Evaluation

Bewertung des Projekts und seiner Ziele ermöglicht das eigene Lernen für zukünftige Projekte, hilft beim Argumentieren nach außen und ist ein wichtiges Qualitätssicherungs-Instrument (siehe auch Kapitel 6).

Projektabschluss

Das Ende erfolgt

  • mit einer Ergebnispräsentation,
  • das Team wird aufgelöst,
  • die Projektarbeit in einem Abschlussbericht dokumentiert.

Die Prinzipien des PM sollten in jedem Projekt Beachtung finden, ein munteres „beginnen wir einmal, es wird schon irgendwie gehen“ rächt sich meist sehr bald.

Goldene Regeln für das Projektmanagement sind:

  • je besser die Planung, desto geringer der Aufwand bei der Durchführung
  • kein Mensch vollbringt allein etwas Großes - Teamarbeit ist das Zauberwort
  • Konflikte gehören dazu - konstruktive Lösungsstrategien bereithalten und einsetzen
  • ohne Dokumentation hat das Projekt nicht stattgefunden

Diese Kurzbeschreibung ist eine Zusammenfassung und soll nur dazu dienen, sich einen Einblick in das Thema zu verschaffen. Projektmanagement umfasst wesentlich mehr.


Viele Hinweise und der Projektauftrag stammen aus dem „Leitfaden zum Projektmanagement“ 1999, pib Wien, Autoren: Berger, Berger, Bodlak und Schubert, sowie aus einer Vortrags-Unterlage von A.Valny und C.Berger 2001.